Los cambios de precios o las modificaciones de la mecánica de descuento son -junto a los cambios de producto- una constante en el momento de cierre de un catálogo.
El flujo de trabajo habitual incluye nuevos listados excel, con los precios modificados, pero también emails o incluso mensajes de WhatsApp con cambios solicitados. Esto implica un gran riesgo de que el precio o la promoción salgan mal publicados.
Cada día más empresas incorporan procesos de automatización que permiten realizar cambios, evitando el peligro de los errores tan comunes, en el apuro del cierre de una campaña.
InDesign + Excel + EasyCatalog
La mayoría de los catálogos se diagraman utilizando Adobe InDesign y los datos a publicar son entregados en Excel. Ese es el escenario más común con el que nos encontramos a la hora de iniciar un proceso de automatización.
En la mayoría de los casos recomendamos el uso de la tríada InDesign + Excel + EasyCatalog que evita grandes dolores de cabeza cuando se desea realizar cambios de precios, promociones y productos en un catálogo.
Cómo funciona
EasyCatalog es un módulo adicional que debe instalarse y configurarse en InDesign y vincularse a las planillas Excel que contienen los datos y al repositorio de imágenes de producto.
En este mini ecosistema construido el diseño de cada página, con los productos, sus descripciones, imágenes y precios se realiza en InDesign pero los datos están vinculados a una planilla Excel que si cambia a último momento es posible actualizar el contenido del diseño, en forma rápida, sin errores y sin cambios en el diseño.
Existen distintos circuitos de trabajo. En algunos se dispone de los productos que componen la edición del catálogo (insert, folder, etc.) pero aún no están cerrados los precios. No se tienen los valores definitivos. En este escenario es posible comenzar a diagramar -y ganar tiempo- sin tener los precios y luego incorporarlos a último momento, con el diseño realizado. Sin ningún riesgo.
También existen diversos contextos -más simples o más complejos- dónde los precios y las promociones se disponen desde el minuto uno pero su dinámica es de cambio constante, hasta el momento mismo del cierre. Un precio puede cambiar más de una vez, al igual que una promoción o incluso se deben dar de baja algunos productos por falta de stock e incorporar nuevos para completar la página.
En los panoramas planteados anteriormente el uso de EasyCatalog junto a Excel permite ahorrar tiempo y dolores de cabeza y su implementación es muy rápida.
Entornos más desarrollados
En universo de los catálogos también existen ecosistemas más avanzados dónde la información es enviada a EasyCatalog a través de un PIM (Product Information Management) que está conectado a un ERP (Sistema de planificación de la empresa). En este entorno en el ERP se establece la creación de un catálogo, los productos que participan y eso viaja al PIM. Luego el PIM entrega la información necesaria (producto, precio, descripción, imágenes, descuentos, etc.) a EasyCatalog para que el insert a publicar contenga los productos deseados.
Soluciones para todas las medidas
La solución InDesign + EasyCatalog puede adoptar la dimensión necesaria según la escala del negocio y la complejidad de los datos que intervienen. Es posible trabajar con catálogos o listas de precios extensas, de publicación anual, o folders de productos y ofertas semanales con alta rotación. Según sea el caso la fuente de datos puede ser una simple planilla Excel y las imágenes de producto estar almacenadas en una computadora o servidor o también un entorno más desarrollado y complejo que incluya una solución PIM, una herramienta DAM y un ERP de cualquier tipo.