El proceso final de diagramación y armado de un catálogo semanal de ofertas es una tarea estresante. Cambios de productos y precios a último momento, eliminaciones cercanas al cierre y la necesidad de rediagramar páginas completas o reubicar algunas. Si se trata de un catálogo extenso, el propio armado -aún sin cambios- es un proceso laborioso y lento.
Cuando veo un catálogo de ofertas impreso u online, de muchas páginas y productos, no puedo dejar de preguntarme si aún está diagramado 100% en forma manual. En la mayoría de la casos la respuesta es: sí.
Generalmente en todo catálogo de ofertas existen elementos constantes:
a) Un listado de productos a publicar con precios y descripciones.
b) Las imágenes de los productos a ser publicados.
c) El diseño de la página en general y el diseño del elemento en sí (producto o grupo de productos).
¿Qué necesitaríamos si deseamos convertir el lento y repetitivo proceso manual en uno automatizado -al menos parcialmente- que facilite los cambios de último momento?
Las bases de una automatización exitosa
Cualquier proceso de automatización requiere de normalizar los 3 componentes mencionados anteriormente y de acuerdo a la naturaleza del catálogo, podremos lograr una automatización total o parcial. Cualquiera sea la opción, en ambos casos, lograremos reducir significativamente los tiempos y la cantidad de posibles errores en precios, descripciones, mecánicas de descuento o imágenes mal colocadas.
Existen varias herramientas que nos permiten automatizar la diagramación online del catálogo. Las hay también aquellas que nos ayudan en el proceso offline (generalmente empleando InDesign). Hay módulos que facilitan la tarea de armado de un catálogo complejo que combina muchas páginas, descripciones, precios e imágenes e incluso cuando un mismo catálogo requiere de diversas versiones (distintas promociones por zonas o áreas de precios).
Para que estas herramientas de automatización puedan trabajar correctamente debemos preparar el terreno previamente y la clave está en los siguientes tres puntos:
1. Listados de productos y precios
Todo catálogo de ofertas posee información fija e información variable. Es muy importante saber diferenciar y dividir estos componentes para tratarlos en forma separada:
a) Información fija
La descripción de un producto, su marca, variedad y contenido son siempre los mismos cuando se trata de un mismo o único SKU / EAN / Código interno. El texto a publicar en este caso no cambia con cada edición del catálogo ni varía según la zona de comercialización.
b) Información variable
El precio regular, el precio de oferta o el stock son elementos variables que cambian según la semana de la oferta, según en la región en la que se vende y debe ser tratado de un modo distinto que la información fija o permanente.
2. Imágenes centralizadas y bien nombradas
Un gran enemigo de la automatización de un catálogo es el almacenamiento de las imágenes en silos distintos. En Digital Asset Management llamamos silos a repositorios separados de insumos digitales: computadoras personales dispersas, servidores no centralizados, servicios cloud distintos, etc. Las imágenes no están en un mismo lugar (hay un grupo de imágenes en cada silo) y no existe ninguna norma para nombrar los archivos. Cada diagramador o diseñador le ha puesto el nombre que le pareció y con el cual solo él sabe cómo y dónde encontrarla.
Si queremos diagramar el catálogo en una forma automática debemos identificar cada imagen con el código de producto en su nombre. Por ejemplo: @Arcor Mermelada de Damasco-790767954.psd ó simplemente 790767954.psd. Incluir el código identificatorio del producto en su nombre hará que cualquier herramienta de automatización lo pueda encontrar fácilmente.
3. Plantillas y bibliotecas de diseño
Uno de los secretos de la automatización en la creación de plantillas y bibliotecas de diseño en InDesign (cuando se trate de diseño offline). Las plantillas contienen los elementos generales de diseño de cada página según su tipo: tapa, sección, sector, etc.
Las bibliotecas, por su parte, agrupan bloques de elementos de diseño que incluyen la imagen (o imágenes del producto), la descripción y los precios (el modo en el se van a ver, no sus valores). Estos «ingredientes» se combinan para armar la receta final y son la clave principal de la automatización.
La magia de la automatización
La combinación de los 3 elementos principales: listados, imágenes y bibliotecas, nos permitirán crear la magia de la automatización. Existen varias herramientas en el mercado que nos permiten realizar esta tarea.
El nuevo escenario posee un flujo de trabajo dinámico donde conviven en forma integrada la información fija, la información variable, las fotos de productos y las opciones de diseño. En el ambiente que hemos creado un bloque de diseño posee una etiqueta que identifica un elemento (precio, descripción, stock, etc) con un aspecto determinado (tipografía, color, etc.) y está vinculado a un listado que contiene la información que corresponde para ser publicado.
Luego de armar este ecosistema de automatización estaremos en condiciones, cada semana de ofertas, de diagramar en menos pasos, sin errores y reduciendo tiempo, las distintas versiones de nuestros catálogos.
De ahora en más recibir cambios de precios o productos a último momento no será un dolor de cabeza.