La publicación de un catálogo requiere de un proceso de creación y diseño y de uno o más pasos de corrección y aprobación. Según la complejidad del catálogo o el número de personas que intervienen en el flujo de trabajo, muchas veces se necesita recurrir a herramientas de corrección online para centralizar ese ida y vuelta de modificaciones hasta obtener la versión final a publicar.
Siendo que se trate de un pequeño catálogo de pocas páginas y productos o uno muy extenso con centenares de referencias y distintos sectores de la empresa publicando sus ofertas, es recomendable dejar de lado recursos como el email o el WhatsApp para transmitir los cambios o realizar aprobaciones. Es necesario seleccionar una herramienta centralizada y colaborativa donde todos los miembros de un equipo de trabajo puedan intervenir en el proceso de creación y modificaciones de un catálogo de productos.
Pasos en la creación de un catálogo
Independientemente sus características o complejidad la mayoría de los catálogos comparten determinados procedimientos:
a) Pedido u orden de trabajo
b) Primer boceto de diseño
c) Correcciones y cambios
d) Aprobación final
e) Publicación
Generalmente el sector de marketing en colaboración con otros departamentos genera un pedido u orden de trabajo que es recibido por la agencia o por el departamento interno de diseño junto con un listado de los productos que intervienen en esa campaña. Se realiza un primer boceto (muchas veces sin precios aún) que envía a los sectores que participan en la corrección y aprobación. La agencia o el área de diseño realiza los cambios pedidos, incluye los precios y envía el catálogo para aprobación final. Los responsables de aprobación dan la última mirada, indican cambios menores y finalmente la última versión del catálogo es publicada luego de comprobar que se hayan realizado todas las modificaciones solicitadas.
Todo este proceso requiere del uso de alguna herramienta online que permita disponer de una centralización del material y que cada persona que intervenga pueda observar la evolución del proceso de diseño y corrección.
Existen numerosas aplicaciones online que nos ayudan en la tarea de dar seguimiento al flujo de trabajo de una pieza de diseño. En este caso hablamos específicamente del catálogo pero también puede utilizarse para todo tipo de piezas de marketing.
Las opciones que ofrece en mercado son realmente numerosas, nos enfocaremos en destacar solo 5 de ellas:
1. Asana
Se destaca por su simplicidad y por su usabilidad. Es una herramienta fácil de aprender y sencilla para la creación de flujos de trabajo. Los planes comienzan desde una versión gratuita y sigue con opciones económicas para pequeños equipos.
2. Monday
3. ProofHub
Su fortaleza se encuentra en las opciones corrección y aprobación para todo tipo de piezas de comunicación y marketing. Es posible manejar un calendario de proyectos para seguir su evolución viendo lo que está en proceso y lo que nos queda por hacer. Se pueden activar distintos niveles de notificaciones para conocer si un catálogo ya ha sido corregido o aprobado.
FileStage
FileStage es muy útil para incorporar en forma sencilla y rápida nuevos colaboradores a un flujo de trabajo, ya sea internos o externos y que realicen indicaciones en diversas piezas de marketing: catálogos, flyers, banners, audios, videos, etc. Es posible ver calendarios y estados de los proyectos activos y futuros.
Wrike
Es una de mis aplicaciones predilectas y la recomiendo a mis clientes. Es una suerte de navaja suiza que tiene múltiples usos. El plan para marbetes incluye la herramienta de corrección online que -entre otras cosas- permite comparar una versión del catálogo con otra para revisar si el cambio solicitado fue realizado. Es ideal para equipos grandes y complejos donde se combina el trabajo de varios equipos de la compañía y colaboradores externos de agencias y estudios de diseño.
En todos los casos destacados se trata de herramientas que exceden las funciones básicas de corrección y aprobación de catálogos y pueden utilizarse más ampliamente por sus posibilidades de project management.
¿Tu catálogo cómo se corrige en la actualidad? ¿Utilizas ya alguna de estas herramientas u otra? ¿Cuál? Leo y respondo tu comentario.