Buena parte del trabajo de un catálogo pasa por las manos de los analistas de marketing y los diseñadores. En ambos casos, Excel no forma parte de su dieta habitual y esa restricción alimenticia los priva de las bondades de las planillas de cálculo y todo termina en un aburrido loop de copy+paste y edición manual.
En esta edición de mi newsletter quiero compartir algunos recursos disponibles en Excel o Google Sheets que solucionan varios problemas comunes.
Un gran porcentaje de los catálogos que se editan regularmente llegan a marketing o al área de diseño en forma de listados (con los productos que intervienen en esa edición) conteniendo el código de artículo, una breve descripción y el precio. Esos listados son creados en Excel directamente o extraídos de un ERP.
Lo febril de un cierre de catálogo incluye varios cambios, idas y vueltas, modificaciones, etc. Todo esto se refleja en listados que se completan a las apuradas y que regularmente presentan errores o poseen datos incompletos que hay que editar.
LISTADOS PARCIALES, DESDE UN LISTADO GENERAL
Es sumamente común disponer de un listado general de productos (generalmente llamado «maestro de productos») y tener que extraer información de determinados artículos que componen la última edición del catálogo.
Excel dispone de una función (+BUSCARV) que permite extraer información de otro archivo excel o de una hoja de un mismo archivo. La condición necesaria es que exista un código común de referencia para el producto en ambos archivos.
La función +BUSCARV busca información en el listado maestro (lo llamaremos listado A) y la muestra en el listado del catálogo actual (Listado B). El objetivo es disponer de un catálogo maestro completo, con marca, descripción, presentación del producto, etc. cuyos textos sean «amigables» para publicar y no abreviaturas técnicas de nuestro sistema comercial.
Cómo funciona +BUSCAR
Si te interesa saber cómo funciona, te lo explico en este video:
ARMADO DE DESCRIPCIONES CON EXCEL
En los sistemas ERP se almacena la información inicial del producto en varios campos distintos y si no se dispone de un PIM (Product Information Management) generalmente el área de sistemas entrega un listado de productos al sector de marketing con varias columnas que hay que unir para lograr la descripción a publicar. Es este caso hay que utilizar una función en Excel (+CONCATENAR) que nos ayuda a unir el contenido de distintas columnas.
Cómo funciona +CONCATENAR
En el siguiente video vas a ver la función +CONCATENAR en funcionamiento:
QUITAR DUPLICADOS
En este caso se trata de un comando que permite eliminar productos duplicados a partir de un listado. Es posible seleccionar una columna o varias para determinar el criterio de duplicidad.
Mirá cómo funciona:
¿Usás Excel para tus listados de productos? ¿Conocías estas fórmulas?