En los últimos años Akeneo ha sido la solución PIM que más veces he implementado. Se trata de una de las herramientas líderes en el mercado de software de gestión para la información de producto (Product Information Management) creada en 2013, en Nantes, por un equipo de desarrolladores integrado por Frédéric de Gombert, Benoit Jacquemont, Nicolas Dupont y Yoav Kutner. En la actualidad se encamina a convertirse en uno de los estándares de la industria a nivel mundial.
En América Latina está creciendo en su influencia y México es uno de los países que marca el rumbo en la región. He tenido la posibilidad de realizar varias implementaciones para diversos clientes de Ciudad de México, Monterrey y Guadalajara.
Esta solución ofrece varias alternativas agrupadas en ediciones: Community Edition (free), Growth Edition y Enterprise Edition, que se adaptan a las distintas escalas del mercado en relación a prestaciones y presupuestos. Me ha tocado, en el último año, implementar las tres alternativas, en clientes con 5 mil, 25 mil ó 100 mil skus. Incluso, uno con casi 5 millones de productos, más de 6.000 categorías y miles de altas diarias.
¿Qué es Akeneo PIM?
Akeneo PIM (Product Information Management) es una plataforma de gestión de información de productos. Está diseñada para ayudar a las empresas a centralizar, organizar y distribuir la información sobre productos de manera eficiente.
En un entorno empresarial, especialmente en el comercio electrónico y la venta minorista, la gestión de información de productos puede ser un desafío considerable. Esto incluye detalles como descripciones, atributos, precios, imágenes, documentación técnica y más. Akeneo PIM facilita este proceso al proporcionar una interfaz intuitiva para administrar y enriquecer la información de productos.
Algunas características clave de Akeneo PIM incluyen:
- Centralización de Datos: Permite consolidar toda la información del producto en un solo lugar, evitando la dispersión de datos en diferentes sistemas o departamentos.
- Enriquecimiento de Datos: Ofrece herramientas para agregar detalles adicionales a los productos, como descripciones detalladas, imágenes de alta resolución y atributos específicos.
- Gestión de Versiones y Historial: Permite rastrear y revertir cambios en la información de productos, lo que es útil para llevar un registro de las actualizaciones.
- Gestión de Traducciones: Facilita la gestión de información en múltiples idiomas y localizaciones.
- Sincronización y Distribución: Permite la exportación de datos a diversos canales de venta, como tiendas en línea, marketplaces, catálogos impresos, entre otros.
- Integraciones y Personalizaciones: Puede integrarse con otros sistemas empresariales y ser personalizado según las necesidades específicas de la empresa.
En resumen, Akeneo PIM es una herramienta valiosa para empresas que manejan grandes catálogos de productos y necesitan una forma eficiente de administrar y distribuir información sobre esos productos en diversos canales de venta.
Primeros pasos en Akeneo
La configuración de Akeneo PIM permite establecer dos grandes tipos de ajustes: catálogo y producto. Dentro de las opciones de catálogos se controlan los siguientes parámetros:
Categorías: Aquí se administra la taxonoomía de los productos organizada en uno o varios árboles de categorias y subcategorías. Un producto puede vivir en más de un árbol. Se pueden tener categorías internas (utilizadas generalmente en el ERP) y externas (quee se utilizarán para la navegación web).
Canales: También aquí podemos tener más de una opción y crear tantos canales como opciones de salida necesitemos. Por ejemplo: eCommerce, Punto de venta, Marketplaces, etc.
Configuraciones regionales: Las localizaciones permite manejar más de un idioma o regionalismo. Podemos tener atributos de productos en varios idiomas (Español, Portugués, Inglés) e incluso respetar los giros idiomáticos locales como español de México, de Argentina o de Colombia dónde un mismo producto puede llamarse de otra manera.
Monedas: Tenemos 294 opciones de monedas para incluir distintos precios y costos en más de una moneda. Si nuestro ecommerce es regional y publica en distintas monedas podemos activar las que sean necesarias. Un producto puede tener un precio para México, otro para Argentina y uno distinto para EE.UU. Incluso existen casos con economías bimonetarias dónde algunos productos se publican el Pesos Uruguayos y otros en Dólares Estadounidenses. En Europa también existen casos regionales con productos en más de una moneda.
Las características principales para las opciones de producto son:
Atributos: Los atributos son características o propiedades de un producto que forman parte del conjunto de campos de información del mismo. Dentro de ellos podemos tener nombre del producto, descripción corta, descripción larga, color, talle, material, ancho, alto, peso, etc. En el contexto de eCommerce se refiere a una característica específica o propiedad de un producto que puede influir en la decisión de compra de un cliente. Estos atributos proporcionan información detallada sobre un producto y permiten a los clientes comparar diferentes opciones.
Por ejemplo, si estás vendiendo ropa en tu tienda en línea, algunos de los atributos de producto podrían incluir:
- Talla: Indica el tamaño del producto (pequeño, mediano, grande, etc.).
- Color: Especifica el color del producto.
- Material: Describe el tipo de material del que está hecho el producto (algodón, cuero, poliéster, etc.).
- Peso: Indica el peso del producto.
- Dimensiones: Proporciona las medidas físicas del producto (alto, ancho, largo).
- Estilo o Diseño: Describe el estilo o diseño del producto (por ejemplo, moderno, clásico, casual, etc.).
- Capacidad: Indica cuánto puede contener o soportar el producto (por ejemplo, la capacidad de almacenamiento de una mochila).
- Compatibilidad: Si el producto es un accesorio o complemento, puede indicar qué otros productos es compatible.
Estos atributos son esenciales porque brindan información detallada sobre el producto, lo que ayuda a los clientes a tomar decisiones de compra informadas. También facilitan la búsqueda y el filtrado de productos en el sitio web de eCommerce, lo que mejora la experiencia del usuario.
Es importante recordar que los atributos de producto pueden variar dependiendo del tipo de producto y la industria. Por ejemplo, para productos electrónicos, los atributos pueden incluir la marca, el sistema operativo, la capacidad de almacenamiento, la resolución de pantalla, etc.
Akeneo ofrece la posibilidad de crear distintos tipos de atributos: texto, texto HTML, Sí/No, Selección simple, Selección Múltiple, Fecha, Medida, Numérico, Precio, etc.
Grupos de atributos: Los atributos se agrupan a partir de las características en común o los grupos de usuarios que son responsables de su enriquecimiento. Se pueden crean grupos llamados eCommerce, Ingeniería, Legales, según sean responsabilidad de un sector o ERP, Producto, Categorización, etc. atento a tu naturaleza.
Familias: Un comercio minorista o Retail ofrece productos de muy diverso tipo: desde alimentos a electrodomésticos o prendas de vestir. Estos productos tienen algunos atributos en común pero la mayoría posee atributos propios como peso, memoria RAM o talle. Para contemplar los atributos propios de un grupo determinado de productos se crean familias. En este escenario Akeneo da la posiblidad de crear una familia llamada celulares y otra ropa de dama y en cada caso se activarán los atributos correspondientes.
Medidas: Para los atributos que corresponden a las características de peso, volumen, longitud, frecuencia, voltaje, etc. Akeneo dispone de 23 familias y dentro de ellas las unidades correspondientes. Por ejemplo, en Peso se incluyen las opciones: microgramo, miligramo, gramo, kilogramo o tonelada, entre muchas otras.
Tipos de asociaciones: En un gran catálogo de productos ofrecido en el ecommerce se crean asociaciones para fomentar la venta cruzada u ofrecer productos de mayor valor para aumentar el ticket promedio. En este caso, el PIM, nos ofrece la posibilidad de crear distintas asociaciones como Cross Sell, Up Sell, Pack, Kit, Substitution, etc. tanto de una sola vía (de un producto a otro) o de ambas vías (de ambos lados).
También se pueden crear distintos tipos de grupos y sumar productos para una asociación temporal como un Black Friday o Navidad, nucleando artículos para una ocasión en particular.
¿Qué es un Asset y cómo los administra Akeneo?
En el contexto de Product Information Management (PIM), un “asset” se refiere a cualquier tipo de archivo o recurso multimedia que se utiliza para enriquecer la información de un producto. Estos archivos pueden incluir imágenes, videos, documentos PDF, archivos de audio, gráficos y otros elementos visuales o multimedia que están asociados a un producto en particular.
Los assets desempeñan un papel crucial en el marketing y la presentación de productos, ya que proporcionan a los clientes una visión más completa y detallada de lo que están considerando comprar. Por ejemplo, para un eCommerce que vende ropa, los assets pueden incluir fotografías de alta calidad que muestren diferentes ángulos y detalles de un artículo, así como videos que muestren cómo se ve el producto en movimiento.
Algunos ejemplos de assets en un sistema de PIM pueden ser:
- Imágenes del producto: Fotografías de alta resolución que muestran el producto desde diferentes ángulos y perspectivas.
- Videos de productos: Clips que muestran el producto en uso, su funcionamiento o características específicas.
- Manuales de usuario: Documentos PDF que proporcionan instrucciones detalladas sobre cómo usar el producto.
- Hoja de especificaciones técnicas: Documentos que detallan las especificaciones técnicas del producto.
- Gráficos y diagramas: Ilustraciones que ayudan a explicar características o funcionalidades particulares del producto.
- Archivos de audio: Si aplica, por ejemplo, en la venta de productos que tienen una función de audio.
En su versión Enterprise, Akeneo incluye potentes características que permiten administrar grandes volúmenes de imágenes, archivos PDF, videos (mediante links a YouTube) y relacionarlos con los productos.
Importación y Exportación
En todas sus versiones Akeneo admite la posibilidad de crear perfiles de importación y exportación, que facilita la tarea de ingresar o extraer información tanto de productos como de opciones de configuración del PIM. Estas alternativas son de enorme utilidad para la ingesta masiva de productos o para realizar mejoras en la información de producto en miles de artículos.
Mediante el uso de planillas Excel o simples archivos de texto en formato CSV se pueden actualizar, en minutos, grandes volúmenes de datos en decenas de atributos de productos. En lugar de ir de producto en producto enriqueciendo su información, desarrollando sus descripciones, etc. es posible hacerlo fuera del PIM o solicitar a terceros que lo hagan y luego importar esa información dentro de Akeneo.
En sus últimas versiones se han incluido mejoras permitiendo hacer exportaciones a medida, muy potentes. Las exportaciones personalizadas se pueden ejecutar en forma programa y extraer información de categorías determinadas de productos y establecer que conjunto de atributos se desea exportar.
Integraciones
Un solución PIM no vive en soledad, en el 100% de los casos forma parte de un universo mayor, un ecosistema de soluciones que se integran unas a otras, cada día con más facilidad y potencia.
Dentro de las integraciones a un PIM se suelen distinguir aquellas de entrada, como un ERP, y las de salida con un sitio de eCommerce o una App.
Conectarse con SAP, Magento, BigCommerce, Shopify, ChatGPT, Bynder, etc.
Akeneo posee una serie de partners tecnológicos que desarrollan conectores que permiten establecer el intercambio de información con aplicaciones estándares en el mercado como SAP, Magento )ADobe Commerce), BigCommerce, Shopify, ChatGPT o Bynder.
Desde dentro de Akeneo es posibe acceder al App Store y seleccionar, entre casi un centenar de alternativas, el conector que permita la integración que buscamos.
Se dispone, además, del acceso vía API para realizar integraciones a medida para conectar Akeneo con desarrollos propios o no disponibles en el markeplace.
Usando Akeneo
Akeneo se caracteriza por su facilidad de uso y una breve curva de aprendizaje para lograr aprovechar sus características.
La interfaz principal cuenta con un menú lateral que incluye sus principales opciones: Actividad, Productos, Entidades de referencia, Assets, Conexiones, Importación, Exportación, Configuración y Sistema.
Grilla de productos
La grilla de productos es un browser que permite navegar por una lista de productos y ver información básica como SKU, estado, porcentaje de completitud de los datos, fecha de creación y actualización u otra información relevante como familia, marca o línea.
Filtros
Para administrar grandes cantidades de referencias es necesario activar el set de filtros, que nos da la posibilidad de ir generando conjuntos de productos para trabajar enel enriquecimiento de la información de productos por grupo. Otra utilidad de los filtros es escoger una determinada agrupación de productos para una exportación rápida a XLSX.
Enriqueciendo la información de producto
Enriquicer la información de producto es la tarea de ir nutriendo de información cada uno de los atributos de un producto. Esta tarea impacta en los indicadores clave que miden el porcentaje de completitud de los campos de un producto.
El enriquecimiento se puede realizar en forma individual (producto a producto) o masiva (cargando datos a través de archivos xlsx o csv).
Relacionamiento
Un catálogo de productos bien administrado es aquel que, además de los datos elementales del producto avanza al nivel de comenzar a relacionar productos entre sí. Existen distintos tipos de relaciones y usos de las mismas. Las más comunes son cross sell, upsell, kit y substitución. Akeneo ofrece la alternativa de crear tantas tipos de relaciones como sean necesarias.
Calidad de los datos
El porcentaje de completitud de los atributos de un producto junto con la buena ortografía son parámetros indispensables para medir la calidad de los datos de un catálogo.
Akeneo permite monitorear en tiempo real diversos indicadores para analizar la evolución de los datos de nuestros productos.
Es posible analizar el catálogo como un todo o poner la atención en determinadas categorías o familias de productos.
Al diseñar una implementación es de vital importancia establecer las distintas jerarquías de atributos para determinar aquellos que son requeridos (u obligatorios) y cuáles son importantes pero no imprescindibles.
Las herramientas de Akeneo son darán la posibilidad de conocer la calidad de los datos ofreciéndonos información de los indicadores más importantes.
Akeneo es, sin duda, una de las herramientas más poderosas y versátiles en el universo de soluciones PIM (Product Information Management). Es posible partir desde la alternativa Open Source e ir creciendo para pasar a opciones de pago como Growth o Enterprise. En este último caso está dirigida a empresas medianas o grandes que deseen administrar grandes volúmenes de referencias, desde algunos miles o hasta millones.