Qué debe tener un catálogo maestro de productos bien organizado

10 recomendaciones útiles

La organización de un maestro de productos suele ser un gran dolor de cabeza en muchas empresas, especialmente en aquellas que administran decenas o cientos de miles de referencias o SKUs. Para ordenar ese trabajo y hacerlo más sostenible, conviene definir una estructura clara desde el inicio. Estas son diez recomendaciones que pueden ayudar en ese proceso.

1. Crear categorías y subcategorías

El punto de partida es diseñar una estructura taxonómica correcta. Eso implica definir primero las categorías principales o troncales y, a partir de allí, desarrollar las subcategorías necesarias, incluso cuando estas tengan más de un nivel de profundidad.

Cuando el surtido es muy grande, un solo árbol de categorías no suele ser suficiente. En esos casos es conveniente trabajar con varias taxonomías: una para uso interno o del ERP, y otras para el eCommerce o el sistema de punto de venta (POS). La lógica interna de la empresa no siempre coincide con la usabilidad que necesita el cliente final. Por eso, es necesario crear distintos árboles de categorías y establecer sus equivalencias.

2. Qué información debe tener cada producto en el catálogo maestro

La información necesaria para cada grupo de productos debe diseñarse de lo general a lo específico. Es importante definir qué datos hacen falta para cada canal, para cada proceso y qué sector será responsable de completar cada conjunto de campos.

El tiempo invertido en este diseño inicial suele dar buenos resultados después, porque evita cambios estructurales cuando el maestro de productos ya está en funcionamiento.

3. Crear atributos, familias y grupos

Cada producto necesita atributos acordes a sus características. No son los mismos para un artículo electrónico que para una prenda de vestir. En el primer caso pueden ser relevantes el tamaño de pantalla, la resolución o la conectividad. En el segundo, el color, el talle o el tipo de tela.

Los atributos se agrupan en familias, que luego se asignan a productos con características en común. A su vez, esos atributos deben organizarse en grupos que respondan al equipo encargado de mantenerlos actualizados.

4. Definir unidades de medida, peso y talla

Si el eCommerce opera en más de un país, es probable que sea necesario trabajar con distintas unidades de medida, como pulgadas y centímetros, o diferentes escalas de peso, como kilos y libras. Lo mismo ocurre con los talles de calzado o indumentaria, que pueden variar según el país o la región.

En algunos casos, las unidades de origen no coinciden con las de venta. Cuando eso ocurre, conviene definir fórmulas de conversión automáticas al importar los datos al catálogo.

5. Establecer idiomas

Si el mercado trabaja en varios idiomas, como español, francés, inglés o portugués, es necesario traducir los contenidos y también respetar los regionalismos.

Un mismo producto puede recibir nombres distintos según el país. En México se habla de refrigeradores, mientras que en Argentina se los llama heladeras. En Colombia se usa congeladores, mientras que en Uruguay suele hablarse de freezers.

El objetivo es hablarle al consumidor en su propio lenguaje. Por eso, el maestro de artículos debe contemplar tantos idiomas y variantes regionales como el negocio necesite.

6. Definir monedas

Con las monedas ocurre algo parecido a lo que sucede con los idiomas. Los precios deben reflejar el valor local del producto y, en muchos casos, pueden establecerse reglas de conversión automáticas a partir de una moneda base.

También puede ocurrir que el precio final no dependa solo del tipo de cambio, sino de factores como costos logísticos, impuestos u otras variables locales. En esos casos, cada ERP local puede enviar al catálogo los valores correspondientes.

7. Crear variantes de producto

Muchos productos comparten una base común, pero se presentan en distintas variantes. Una remera o una chomba puede tener varios talles —S, M, L, XL, XXL— y distintos colores. En esos casos, conviene ingresar en el maestro las características comunes a todas las variantes y luego asignar a cada una el SKU correspondiente que la identifica.

Esto también sucede con el calzado, las mermeladas según sus sabores, los refrigeradores según el color del exterior o los celulares según el color y la capacidad de almacenamiento. Gestionar correctamente las variantes ayuda a evitar repeticiones y a ordenar mejor el catálogo.

8. Asociar artículos para incrementar las ventas

Relacionar productos dentro del catálogo no solo ayuda a organizar la información, sino también a mejorar las ventas. Existen distintas formas de asociación, según el objetivo comercial:

• Cross-sell: ofrecer productos o servicios relacionados y complementarios a partir del interés o de la compra de un producto.
• Up-sell: incentivar al cliente a elegir una versión más sofisticada o moderna del producto que estaba considerando.
• Pack o combo: agrupar varios productos y ofrecerlos como una unidad.
• Sustitución: proponer una alternativa similar cuando el producto buscado no tiene stock.
• Kit: combinar artículos que funcionan bien juntos, como un set de productos para bebé o un conjunto de accesorios.

9. Definir canales de salida

La gestión de un maestro de artículos requiere dejar en claro hacia qué canales se exportará la información. Puede haber más de un eCommerce, un catálogo impreso o digital, una app móvil o distintos puntos de venta.

Cada canal puede necesitar atributos diferentes y un árbol de categorías propio. Por eso, conviene definir desde el principio cuáles serán esos destinos y qué requiere cada uno.

10. Organizar imágenes, documentos, videos y otros assets.

También es necesario decidir dónde y cómo se almacenarán todos los elementos multimedia que acompañan la información del producto. Entre ellos pueden estar:

• fotos de producto: frontal, laterales, interiores o accesorios
• imágenes de ambiente o contexto de uso
• videos de producto o demostración
• fichas técnicas
• manuales de uso
• requerimientos eléctricos
• fichas nutricionales
• otros assets complementarios

Conclusión

Además de definir estructura, atributos y canales, también es importante establecer un flujo de trabajo claro para mantener el maestro de artículos. Eso implica definir responsabilidades, roles y criterios de gobierno de datos que permitan sostener la calidad del catálogo en el tiempo.

Un maestro bien organizado no solo mejora la operación interna. También facilita la publicación en distintos canales y contribuye a una mejor experiencia de producto.